이메일은 이제 단순히 서로의 안부를 묻는 도구를 넘어서 미국 법원에서는 법적효력까지 있는 경우가 있을 정도로 중요한 문서의 역할을 하고 있습니다. 종종 한국 분들께 이메일을 어떻게 써야 하느냐는 질문을 받아 왔고 오랜만에 포스팅을 업데이트 합니다.
Formatting을 떠나 제가 한국 분들과 이메일을 나누면서 몇 가지 기본적인 이메일 문화의 차이를 발견 했습니다. 미국, 특히 동부와 같이 발빠르게 움직이는 도시들에서는 이메일에 대한 답변을 즉각 즉각 하는 것이 매우 중요합니다. 이메일의 내용을 확인하는 데에 시간이 오래 걸릴 경우에도 적어도 이메일을 수신했고 답변을 조만간 주겠다는 확인 이메일은 기본적인 예의입니다. 제 경험상 미국 내에서도 서부나 남부와 같이 여유로운 지역, 특히 여유로운 직종에서는 동부에 비해 답변의 속도가 매우 느리고 느긋합니다. 하지만 기본적으로 사업과 관련해 미국인들과 이메일 교환을 하실 경우 재빠른 답변은 매우 중요합니다.
한국 분들과 대화를 나눠본 결과 한국의 경우 쓸데 없이 이메일을 보내는 것이 오히려 예의에 어긋나고 일이 해결되면 답장을 보내는 것을 더 예의바른 것이라 생각하는 경우도 있다고 들었습니다. 저는 이해하지만 미국인들, 특히 동부사람들과 바쁜 사업 관계로 일하는 사람들 입장에서는 이해하지 못 하는 이메일 예절일 수 있습니다.
답변 속도 뿐만 아니라 이메일의 format도 중요합니다. 일반적으로 영어란 언어에는 존댓말이 없다고 생각하시는데 문법적으로는 맞는 말이지만 현실적으로는 예의바른 말은 존재합니다. 여기서는 가능한 예의바른 이메일을 작성하실 수 있는 방법을 안내해 드리고자 합니다.
1. 인사/Introduction
한국말로 이메일을 쓸 경우 올바른 인사 방법은 당연히 "안녕하세요" 내지는 "000님 안녕하세요?"일 것입니다. 그러나 이것을 바로 영어 이메일에 적용하여 단순히 "Hello"로 메일을 시작할 경우 미국인들이 이메일을 쓰는 스타일도 아닐 뿐더러 스팸으로 인식될 수 있습니다.
대부분의 경우 미국인들은 예의바른 이메일의 시작을 Dear oooo로 시작합니다. 만약 기존 친분이 있을 경우에는 물론 Hello oooo, Hi oooo로 쓰실 수 있습니다. 만약 답신을 하시는 경우 가장 안전한 건 상대방이 보낸 이메일의 인사를 확인하시는 것입니다. 간혹 인사 없이 이름만 쓰인 경우도 있지만 (Jekkie,) 이는 매우 건조하고 공식적인 느낌의 이메일로 인식될 수 있으므로 기존 이메일 교환이 이루어지던 관계가 아닌 경우 자제하는 것이 좋습니다. 물론 친한 친구나 동료에게는 Hi, 등의 인사로 시작할 수도 있습니다. (Hi Jekkie,)
수신인이 특정 직위가 있는 경우 또는 안면이 없는 사람의 경우 직위나 Mr., Ms.를 붙여 성을 사용하도록 합니다. 즉, Dr. Kim, Professor Kim, Director Kim, Dean Kim, Mr. 또는 Ms. Kim으로 표현해야 합니다.
2. 내용/존댓말
영어로 예의바른 이메일을 쓸 경우 가장 중요한 것은 한국말로 쓴 존댓말을 직역하면 안된다는 것입니다. 우리나라 말을 직역할 경우 오히려 영어로는 매우 예의 없는 말이 되기 때문입니다. 예로, Jekkie에게 질문을 보내고 싶다고 가정하면 한국말로는 아래와 같은 이메일을 보낼 수 있을 것입니다.
안녕하세요?
ABC에 대한 질문이 있어 메일 드립니다.
ABC에 대한 정보가 더 필요합니다.
ABC에 대해 설명해 주십시요.
감사합니다.
김정은 드림.
이를 영어로 직역할 경우 아래와 같이 된다.
Hello,
I have a question about ABC.
I need more information about ABC.
Explain ABC to me.
Thank you.
From Jungeun Kim
이런 식의 이메일은 메일을 읽는 사람으로 하여금 불쾌감을 느끼게 하는 메일입니다. 자신이 질문이 있으니 내용을 설명해 달라는 명령조의 이메일이기 때문입니다. 영어 이메일의 경우 서로의 얼굴이 보이지 않는 상태에서 내용이 전달되기 때문에 상당히 조심스런 표현을 할 필요가 있습니다. 위의 메일을 예의바르게 표현하면 아래와 같이 쓸 수 있습니다.
Dear Jekkie Kim,
I had a question regarding ABC. Would it be possible for you provide me with additional information and perhaps explain ABC for me? I would greatly appreciate it.
Thank you.
Sincerely,
Jekkie Kim
Would it be possible, perhaps, greatly appreciate 등의 상대방에게 정중하게 부탁하는 용어를 사용함으로써 예의바른 존댓말 형식의 이메일을 보낼 수 있습니다. 이렇게 메일을 보내는 것이 너무 어렵다 싶으면 간단히 please를 붙이는 것도 방법이다. 즉, Please explain ABC for me로만 표현하더라도 어느 정도 명령조를 완화할 수 있습니다.
3. 마무리
우리나라 말로 이메일을 보낼 경우 드림, 올림, 배상 등의 용어를 사용해야 하는 것과 마찬가지로 영어로도 다양한 단어를 사용하여 메일을 마무리 해야 합니다. 직장에서 메일을 보내는 경우 자신의 이름, 직위, 연락처를 적은 "명함" 형식의 마무리를 default로 설정해 놓고 사용하면 됩니다.
Jekkie Kim
Senior Consultant, Cube Consulting and Communications
011-xxxx-xxxxx
이럴 경우 특별히 Sincerely와 같은 마무리 용어를 사용하지 않아도 됩니다. 그러나 개인적인 이메일을 보낼 경우에는 Sincerely, Respectfully, Cordially 등을 사용하여 존경심을 나타내거나 Regards, Warm regards, Best, Best regards 등으로 친근함을 표시해야 한다.
Posted by Jekkie
